© 2018 par Sophie Willa, Adjointe Virtuelle

RÈGLEMENTS RÉVISÉS EN DATE DU 30 MAI 2016

1. SIÈGE SOCIAL L’Académie dentaire est située à Montréal au siège social de l’Ordre des dentistes du Québec.

2. SCEAU Le sceau de l’Académie dentaire est celui dont l’empreinte apparaît en marge.

3. MISSION L’Académie dentaire du Québec a pour mission : a) Regrouper les dentistes qui ont contribué de façon exceptionnelle au rayonnement de la médecine dentaire; b) Mettre en valeur l’éthique professionnelle ; c) Analyser les défis qui se posent à la profession et en partager les constats ; d) Appuyer la recherche en médecine dentaire.

4. MEMBRES a) L’Académie comprend les membres suivants : - Membres titulaires - Membres honoraires Parmi les membres titulaires, on distingue les membres actifs et les membres émérites

Les membres titulaires actifs sont les détenteurs du titre de Fellow. Ils ont droit de vote et peuvent remplir les fonctions d’officier. Leur nombre est limité à quarante (40). Les Fellows peuvent faire suivre leur nom des lettres F.A.D.Q. Les membres émérites sont des Fellows auxquels le conseil accorde le titre émérite en raison des motifs raisonnables qui les empêchent de participer aux activités courantes de l’Académie. Ces membres sont privés de leur droit de vote. Du fait qu’ils ne comptent plus parmi les membres actifs, le conseil peut les remplacer dans les places laissées vacantes. Les membres honoraires sont des personnalités que l’Académie désire honorer pour les services rendus à l’Académie et à la profession. b) Choix des candidats au Fellowship Le Comité des candidatures, formé de trois (3) membres désignés par le conseil, dresse la liste des candidats qui répondent entièrement aux critères établis et par là deviennent éligibles au titre de « Fellow de l’Académie ». La liste de ces personnes est portée à la connaissance du conseil qui la soumet par courrier et pour approbation à chacun des membres de l’Académie. Suite à leur approbation, le conseil dresse la liste des candidats qui seront reçus fellows. Le Conseil pourra aussi procéder, lors du choix annuel des Fellows, au remplacement des membres décédés, démissionnaires ou destitués jusqu’à ce que le nombre de membres titulaires actifs atteigne quarante (40). Par la suite, les nominations ne pourront se faire que par voie de remplacement (décès, démissions ou destitutions). Un candidat non retenu dans la liste des nouveaux Fellows peut être considéré de nouveau lors d’une année subséquente. Les candidats retenus sont officiellement reçus lors d’une cérémonie où leur sont remis leur titre et insigne. 
 
c) Choix des candidats au titre de membre honoraire 
 
Le processus de sélection d’une personne éligible à ce titre est le même que celui des membres titulaires (Fellows). 
 
Les privilèges d’un membre honoraire sont les mêmes que ceux d’un membre titulaire sauf qu’il n’a pas le droit de vote et n’est pas sujet à la cotisation annuelle. 
 
d) Destitution 
 
Tout membre dont la conduite où les activités sont jugées, par le conseil, nuisibles ou contraires à ses objectifs peut, par simple résolution du conseil, être expulsé ou suspendu pour la période qu’il détermine. 
 
e) Démission 
 
Tout membre peut démissionner comme tel en adressant un avis écrit au secrétaire de l’Académie. Toute démission ne prend effet qu’à compter de son acceptation par le conseil. 

5. ASSEMBLÉE DES MEMBRES 
 
Les membres titulaires actifs en règle constituent l’assemblée de l’Académie. 
 
a) Séance plénière annuelle L’assemblée est convoquée en séance plénière chaque année au siège social ou tout autre lieu jugé approprié. 
 
b) Séances spéciales 

c) L’assemblée peut être convoquée en tout temps en séances spéciales par : - le président ; - le conseil ; - une requête adressée au président et signée par au moins cinq  (5) membres en règle.  Une telle requête doit indiquer le motif de 
 cette assemblée. 
 
Le motif d’une assemblée spéciale doit être indiqué dans l’avis de convocation. 
 
d) Quorum La présence de six (6) membres en règle constitue le quorum. Si le quorum n’est pas atteint après quinze (15) minutes suivant l’heure de convocation, l’assemblée est ajournée pour une période n’excédant pas trente (30) jours sans autre avis de convocation. 

6. COTISATION 
 
Les membres sont tenus de s’acquitter de la cotisation déterminée annuellement par l’assemblée. 
 
Les nouveaux membres ne sont assujettis à la cotisation qu’à partir de la deuxième année au sein de l’Académie. 
 
7. AVIS DE CONVOCATION 
 
L’avis de convocation de l’assemblée en réunion plénière est expédié par la poste accompagné de l’ordre du jour, au moins quatorze (14) jours francs avant la date de la réunion. 
 
L’avis de convocation d’une réunion spéciale doit indiquer le caractère des affaires à débattre, le lieu, le jour, l’heure et l’objet de cette réunion. 

8. RENONCIATION 
 
Les réunions des assemblées annuelles ou spéciales, peuvent se tenir sans avis de convocation, si tous les membres y assistent en personne ou si tous les membres présents signent une renonciation de convocation. 
 
9. LE CONSEIL 
 
a) Composition L’Académie est régie par un conseil de huit (8) membres dont le président, le vice-président, le président sortant, le secrétairetrésorier et quatre (4) conseillers. 
 
b) Durée des fonctions Les termes d’office sont de deux ans et arrivent à échéance à la fin de l’assemblée annuelle de l’Académie, tenue généralement dans le cadre des Journées dentaires du Québec. 
 
c) Vacances S’il survient une vacance au sein du Conseil, les membres du Conseil peuvent nommer un nouveau membre pour le temps qui reste à couvrir. 
 
d) Destitution Un membre du Conseil peut être destitué pour cause par résolution de l’assemblée.

e) Pouvoirs Le conseil a pleins pouvoirs et autorité pour faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires de l’Académie, non contraire à la loi et aux règlements.  Il peut former des comités parmi les membres de l’Académie et à sa discrétion, investir tels comités des pouvoirs qu’il possède.

f) Vote par correspondance Le conseil, au besoin des circonstances, peut s’adresser aux membres par la voie du courrier et obtenir par là leur vote aux propositions qu’il leur soumet. 
 
g) Réunions du conseil Le conseil se réunit au moins deux fois par année ou aussi souvent qu’il s’avère nécessaire.  Une réunion du conseil peut se tenir à quelque moment et lieu que ce soit, sans avis préalable, si tous les membres sont présents, ou si les membres présents renoncent par écrit à l’avis préalable. 
 
h) Avis de convocation aux membres du conseil L’avis de convocation de réunions du conseil doit être communiqué de vive voix ou expédié par la poste au moins trois (3) jours francs avant la date de la réunion. 
 
i) Quorum La présence de la majorité des membres du conseil est nécessaire pour assurer la validité des délibérations du conseil.

10. OFFICIERS DE L’ACADÉMIE : FONCTIONS 
 
Le président   a) préside les réunions de l’assemblée et du conseil ; b) est membre ex-officio de tous les comités ; c) préside les séances solennelles de collation de titres ; d) représente l’Académie en toute circonstance ; e) fait rapport à l’assemblée des activités de l’Académie. 
 
Le président ne peut remplir plus de deux mandats consécutifs. 

Le vice-président Le vice-président remplit les fonctions du président en son absence ou dans l’impossibilité d’agir. Le vice-président ne peut remplir plus de deux mandats consécutifs. 
 
 
Le président sortant Le président sortant qui termine son mandat, s’il n’est pas réélu, devient automatiquement membre du Conseil à titre de président sortant. Il y remplit les fonctions de membre du Conseil jusqu’à l’élection d’un nouveau président. 
 
 
Le secrétaire trésorier  a) rédige les procès-verbaux des assemblées ; b) se charge de la correspondance ; c) avec le président, signe les documents officiels ; d) perçoit les cotisations et autres droits imposés aux membres ; e) transmet les avis de convocation ; f) garde les livres, registres ou autres documents exigés par la loi ; g) dépose les argents dans les établissements de dépôts désignés par le conseil ; h) fait rapport en assemblée générale de la situation financière de l’Académie ; i) reçoit et donne quittance pour les sommes d’argent dues à l’Académie ; j) exerce toute autre fonction que le conseil juge à propos. 

11. COMITÉS 
 
Les comités sont formés de trois membres nommés par le conseil dont l’un agit comme président. Les comités se rapportent au conseil. Ils soumettent un rapport annuel à la réunion plénière de l’assemblée. Deux comités dits permanents assistent le conseil dans la poursuite des activités de l’Académie : Le comité des candidatures et le comité de nomination. 

a) Comité des candidatures Le comité des candidatures met à exécution le protocole établi pour appeler et recevoir les candidatures au titre de fellow. Il soumet au choix des membres actifs en règle de l’Académie la liste des candidats qui répondent aux critères en place. Il transmet au conseil la liste des candidats avec l’appui reçu des membres. 
 
b) Comité de nomination Le comité de nomination a pour fonction d’appliquer le protocole établi en vue de l’élection des officiers de l’Académie et des membres des comités permanents dont le mandat vient à échéance en fin d’année ou qui ont démissionné en cours de mandat.  Il soumet au conseil la liste des candidats qui répondent aux critères établis pour approbation. 

12.  VÉRIFICATEURS 
 
L’assemblée nomme chaque année parmi ses membres deux vérificateurs. Ils restent en fonction toute l’année et font rapport à l’assemblée de la vérification des états financiers de l’Académie au terme de leur année en fonction. 
 
13.  EXERCICE FINANCIER 
 
L’exercice financier de l’Académie se termine le 31e jour de mars de chaque année. 
 
14.  MODIFICATION DU RÈGLEMENT 
 
Toute addition ou tout changement à apporter au règlement doivent être portés à la connaissance des membres par avis de motion transmis quinze (15) jours francs avant l’assemblée générale

15.  RÈGLES ADMINISTRATIVES 
 
Le Conseil peut adopter, abroger, amender ou rétablir ses règles administratives et en informer les membres avant de les mettre en vigueur. 
 
16.  RÈGLES DE PROCÉDURES 
 
La procédure des assemblées se déroulera selon les dispositions du code Morin.