RÈGLEMENTS RÉVISÉS EN DATE DU 29 MAI 2023
1. SIÈGE SOCIAL
L’Académie dentaire est située à Montréal au siège social de l’Ordre des dentistes du Québec.
2. SCEAU
Le sceau de l’Académie dentaire est celui dont l’empreinte apparaît en marge.
3. MISSION
L’Académie dentaire du Québec a pour mission :
a) Regrouper les dentistes qui ont contribué de façon exceptionnelle au rayonnement de la médecine dentaire.
b) Mettre en valeur l’éthique professionnelle.
c) Analyser les défis qui se posent à la profession et en partager les constats.
d) Appuyer la recherche en médecine dentaire.
4. MEMBRES
a) L’Académie comprend les membres suivants :
- Membres titulaires
- Membres honoraires
Parmi les membres titulaires, on distingue les membres titulaires actifs et les membres titulaires émérites.
Les membres titulaires actifs sont les détenteurs du titre de Fellow. Ils ont droit de vote et peuvent remplir les fonctions d’officier. Leur nombre est limité à quarante (40). Les Fellows peuvent faire suivre leur nom des lettres
F.A.D.Q.
Les membres titulaires émérites sont des Fellows auxquels le conseil d’administration (ci-dessous appelé le Conseil) accorde le titre émérite en raison des motifs raisonnables qui les empêchent de participer aux activités courantes de l’Académie. Les membres émérites ont droit de vote.
Ils peuvent présenter des candidats au titre de Fellow. Ils ne peuvent pas siéger sur le Conseil ni sur les comités et n’ont pas à payer la cotisation annuelle.
Les membres honoraires sont des personnalités que l’Académie désire honorer pour les services rendus à l’Académie ou à la profession.
b) Choix des candidats au Fellowship
Le Comité des candidatures, formé de trois (3) membres désignés par le Conseil, vérifie la liste soumise suite à l’appel aux candidatures et identifie les candidats potentiels qui répondent entièrement aux critères établis et par là deviennent éligibles au titre de « Fellow de l’Académie ».
La liste de ces personnes est portée à la connaissance du Conseil qui établit la liste des candidats qui seront reçus Fellows.
Le Conseil pourra aussi procéder, lors du choix annuel des Fellows, au remplacement des membres décédés, démissionnaires ou destitués jusqu’à ce que le nombre de membres titulaires actifs atteigne un maximum de quarante (40) membres titulaires. Par la suite, les nominations ne pourront se faire que par voie de remplacement (décès, démissions ou destitutions).
Un candidat non retenu dans la liste des nouveaux Fellows peut être considéré de nouveau lors d’une année subséquente. Les candidats retenus sont officiellement reçus lors d’une cérémonie où leur sont remis leur titre et leur plaque honorifique.
c) Choix des candidats au titre de membre honoraire
Le processus de sélection d’une personne éligible à ce titre est le même que celui des membres titulaires (Fellows).
Les privilèges d’un membre honoraire sont les mêmes que ceux d’un membre titulaire sauf qu’il n’a pas le droit de vote et n’ont pas à payer la cotisation annuelle.
d) Destitution
Tout membre dont la conduite où les activités sont jugées, par le Conseil, nuisibles ou contraires à ses objectifs peut, par simple résolution du Conseil, être expulsé ou suspendu pour la période qu’il détermine.
e) Démission
Tout membre peut démissionner comme tel en adressant un avis écrit au secrétaire-trésorier de l’Académie. En absence d’un avis écrit, le conseil peut statuer dans le cas où l’avis a été donné verbalement. Toute démission ne prend effet qu’à compter de son acceptation par le Conseil.
5. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
Les membres titulaires en règle constituent l’assemblée de l’Académie.
a) Séance plénière annuelle
L’assemblée est convoquée en séance plénière chaque année au siège social ou tout autre lieu jugé approprié.
b) L’assemblée peut être convoquée en tout temps en séances spéciales
par :
- le président
- le Conseil
- une requête adressée au président et signée par au moins cinq (5) membres en règle. Une telle requête doit indiquer le motif de cette assemblée
Le motif d’une assemblée spéciale doit être indiqué dans l’avis de convocation.
c) Quorum
La présence de six (6) membres en règle constitue le quorum. Si le quorum n’est pas atteint après quinze (15) minutes suivant l’heure de convocation, l’assemblée est ajournée pour une période n’excédant pas trente (30) jours. Une nouvelle date sera fixée le jour même par les membres présents. Le quorum sera alors constitué par les membres présents.
6. COTISATION
Les membres titulaires actifs sont tenus de s’acquitter de la cotisation déterminée annuellement par l’assemblée.
Les nouveaux Fellows ne sont assujettis à la cotisation qu’à partir de la deuxième année au sein de l’Académie.
7. AVIS DE CONVOCATON
L’avis de convocation de l’assemblée en séance plénière est expédié prioritairement par courriel ou si cela n’est pas possible, par la poste. L’avis sera accompagné de l’ordre du jour, au moins quatorze (14) jours francs avant la date de la séance.
L’avis de convocation d’une séance spéciale est fait par le même processus et doit indiquer le motif de cette requête ainsi que le lieu, le jour, l’heure de la tenue de cette réunion.
8. RENONCIATION
Les réunions des assemblées annuelles ou spéciales peuvent se tenir sans avis de convocation, si tous les membres y assistent en personne ou si tous les membres présents signent une renonciation de convocation.
9. CONSEIL
a) Composition
L’Académie est régie par un Conseil de huit (8) membres, dont le président, le vice-président, le président sortant, le secrétaire-trésorier et quatre (4) conseillers.
b) Durée des fonctions
Les termes d’office sont de deux ans et arrivent à échéance à la fin de l’assemblée annuelle de l’Académie, tenue généralement dans le cadre des Journées dentaires internationales du Québec.
c) Vacances
S’il survient une vacance au sein du Conseil, les membres du Conseil peuvent nommer un nouveau membre pour le temps qui reste à couvrir.
d) Destitution
Un membre du Conseil peut être destitué pour cause par résolution de l’assemblée.
e) Pouvoirs
Le Conseil a pleins pouvoirs et autorité pour faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires de l’Académie, non contraire à la loi et aux règlements. Il peut former des comités parmi les membres de l’Académie et à sa discrétion, investir ces comités des pouvoirs qu’il possède.
f) Vote par correspondance
Le Conseil, au besoin des circonstances, peut s’adresser aux membres par courrier électronique ou par la poste et obtenir par là leur vote aux propositions qu’il leur soumet.
g) Réunions du Conseil
Le Conseil se réunit au moins deux fois par année ou aussi souvent qu’il s’avère nécessaire. Une réunion du Conseil peut se tenir à quelque moment et lieu que ce soit, sans avis préalable, si tous les membres sont présents, ou si les membres présents renoncent par écrit à l’avis préalable.
Ces réunions pourront se tenir virtuellement afin de maximiser l’efficacité des membres du Conseil et ainsi réduire les temps de déplacement.
h) Avis de convocation aux membres du Conseil
L’avis de convocation de réunions du Conseil doit être communiqué de vive voix, par courrier électronique ou par la poste au moins trois (3) jours francs avant la date de la réunion.
i) Quorum
La présence en personne ou virtuelle de la majorité des membres du Conseil est nécessaire pour assurer la validité des délibérations du Conseil.
j) Nominations des membres émérites
La nomination des membres émérites est officialisée par les membres réunis du Conseil.
10. OFFICIERS DE L’ACADÉMIE :
Les officiers dont les fonctions suivent, assure une gestion opérationnelle sur les affaires de l’Académie, ils constituent le Comité exécutif.
FONCTIONS
Le président :
a) préside les réunions de l’assemblée et du Conseil
b) est membre ex-officio de tous les comités
c) préside les séances solennelles de collation de titres
d) représente l’Académie en toute circonstance
e) fait rapport à l’assemblée des activités de l’Académie
Le président ne peut remplir plus de deux mandats consécutifs.
Le vice-président :
Le vice-président remplit les fonctions du président en son absence ou dans l’impossibilité d’agir. Le vice-président ne peut remplir plus de deux mandats consécutifs.
Le président sortant :
Le président qui termine son mandat devient automatiquement membre du Conseil à titre de président sortant. Il y remplit les fonctions de membre du Conseil jusqu’à l’élection d’un nouveau président.
Le secrétaire-trésorier :
a) rédige les procès-verbaux des assemblées
b) se charge de la correspondance
c) avec le président, signe les documents officiels des assemblées et ceux du Conseil qui le concerne
d) perçoit les cotisations et autres droits imposés aux membres
e) transmet les avis de convocation
f) s’occupe de la production des rapports financiers annuels, de la garde les livres, registres ou autres documents exigés par la loi
g) dépose les argents dans les établissements de dépôts désignés par le Conseil
h) fait rapport en assemblée générale de la situation financière de l’Académie
i) reçoit et donne quittance pour les sommes d’argent dues à l’Académie
j) exerce toute autre fonction que le Conseil juge à propos
11. COMITÉS
Les comités sont formés de trois membres nommés par le Conseil dont l’un agit comme président. Les comités se rapportent au Conseil. Ils soumettent un rapport annuel à la réunion plénière de l’assemblée. Deux comités dits permanents assistent le Conseil dans la poursuite des activités de l’Académie, le Comité des candidatures et le Comité de nomination.
a) Comité des candidatures
Le Comité des candidatures met à exécution le protocole établi pour appeler et recevoir les candidatures au titre de Fellow. Il soumet au Conseil de l’Académie la liste des candidats qui répondent aux critères en place pour la sélection finale.
b) Comité de nomination
Le Comité de nomination a pour fonction d’appliquer le protocole établi en vue de l’élection des officiers de l’Académie et des membres des comités permanents dont le mandat vient à échéance en fin d’année ou qui ont démissionné en cours de mandat. Il soumet au Conseil la liste des candidats qui répondent aux critères établis pour approbation. Le Conseil peut pourvoir tout poste laissé vacant, et ce, pour la durée du mandat restant.
Les travaux de ces comités peuvent se faire en présentiel ou virtuellement selon la disponibilité des membres, la priorité des travaux et l’aspect pratique de ces rencontres. La décision du mode de rencontre revient à la discrétion du président du Comité.
12. EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de l’Académie se termine le 31e jour de mars de chaque année.
13. MODIFICATION DU RÈGLEMENT
Toute addition ou tout changement à apporter au règlement doivent être portés à la connaissance des membres par avis de motion transmis quatorze (14) jours francs avant l’assemblée générale.
14. RÈGLES ADMINISTRATIVES
Le Conseil peut adopter, abroger, amender ou rétablir ses règles administratives et en informer les membres avant de les mettre en vigueur.
15. RÈGLES DE PROCÉDURES
La procédure des assemblées se déroulera selon les dispositions du code Morin.