1. SIÈGE SOCIAL

L’Académie dentaire est située à Montréal au siège social de l’Ordre des dentistes du Québec.

 

2. SCEAU

Le sceau de l’Académie dentaire est celui dont l’empreinte apparaît en marge.

 

3. MISSION

L’Académie dentaire du Québec a pour mission :

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1. Regrouper les dentistes qui ont contribué de façon exceptionnelle au rayonnement de la médecine dentaire.

2. Mettre en valeur l’éthique professionnelle.

3. Analyser les défis qui se posent à la profession et en partager les constats.

4. Appuyer la recherche en médecine dentaire.

 

4. MEMBRES

a) L’Académie comprend les membres suivants :

- Membres titulaires

- Membres honoraires

 

Parmi les membres titulaires, on distingue les membres titulaires actifs et les membres titulaires émérites.

 

Les membres titulaires actifs sont les détentrices et détenteurs du titre de Fellow. Ces membres ont droit de vote et peuvent faire partie du conseil d'administration (ci-dessous appelé le conseil). Leur nombre est limité à cinquante (50).

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Les membres titulaires émérites sont des Fellows auxquels le conseil accorde le titre émérite en raison des motifs raisonnables qui les empêchent de participer aux activités courantes de l’Académie. Les membres émérites n'ont pas à payer la cotisation annuelle, ont droit de vote et peuvent présenter des candidates et candidats au titre de Fellow. Une ou un membre émérite peut siéger au conseil.

 

Les membres honoraires sont des personnalités que l’Académie désire honorer pour les services rendus à l’Académie ou à la profession en les nommant Fellows honoraires. Ces membres n'ont pas à payer la cotisation annuelle, n'ont pas le droit de vote et ne peuvent siéger à des comités ou au conseil.

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Les Fellows peuvent faire suivre leur nom des lettres F.A.D.Q. et, le cas échéant, du mot "émérite" ou "honoraire".

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b) Choix des candidates et des candidats au Fellowship

Le comité des candidatures, formé de trois (3) membres désignés par le conseil, vérifie la liste obtenue à la suite de l'appel aux candidatures et identifie les candidates et les candidats potentiels qui répondent entièrement aux critères établis et par là deviennent éligibles au titre de « Fellow de l’Académie ».

 

La liste de ces personnes est portée à la connaissance du conseil qui établit la liste des candidates et des candidats qui seront reçus Fellows.

 

Le conseil pourra aussi procéder, lors du choix annuel des Fellows, au remplacement des membres décédés, démissionnaires ou destitués jusqu’à ce que le nombre de membres titulaires actifs atteigne un maximum de cinquante (50) membres titulaires avec un taux d'augmentation maximum de quatre (4) membres par année.

 

Une candidate ou un candidat non retenu dans la liste des nouveaux Fellows peut être considéré comme éligible à nouveau lors d’une année subséquente. Les candidates et les candidats retenus sont officiellement reçus lors d’une cérémonie où leur sont remis leur titre et leur plaque honorifique.

 

c) Choix des candidates et candidats au titre de membre honoraire

Le processus de sélection d’une personne éligible à ce titre est le même que celui des membres titulaires (Fellows).

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d) Destitution

Toute ou tout membre dont la conduite où les activités sont jugées, par le conseil, nuisibles ou contraires à ses objectifs peut, par simple résolution du conseil, être expulsé ou suspendu pour la période déterminée par ce dernier.

 

e) Démission

Toute ou tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit à la secrétaire-trésorière ou au secrétaire-trésorier de l’Académie. En absence d’un avis écrit, le conseil peut statuer dans le cas où l’avis a été donné verbalement. Toute démission ne prend effet qu’à compter de son acceptation par le conseil.

 

5. ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Les membres titulaires constituent l’assemblée de l’Académie.

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a) Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale peut se tenir en présentiel ou virtuellement. Elle a généralement lieu dans le cadre des Journées dentaires internationales du Québec.

 

b) Assemblée extraordinaire

L'assemblée peut être convoquée en tout temps en séance extraordinaire.

par :

• la présidente ou le président

• le conseil

• des membres ayant adressé à la présidente ou au président, une requête signée par au moins cinq (5) membres titulaires. Une telle requête doit indiquer le motif de cette assemblée.

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Le motif d’une assemblée extraordinaire doit être indiqué dans l’avis de convocation.

 

c) Quorum

La présence de six (6) membres titulaires constitue le quorum. Si le quorum n’est pas atteint après quinze (15) minutes suivant l’heure de convocation, l’assemblée est ajournée pour une période n’excédant pas trente (30) jours. Une nouvelle date sera fixée le jour même par les membres présents. Le quorum pour cette future assemblée sera alors constitué par les membres présents.

 

6. COTISATION

1. Les membres titulaires actifs sont tenus de s’acquitter de la cotisation déterminée annuellement par l’assemblée avant l'assemblée générale annuelle pour y être admis et conserver le titre de membre titulaire actif (Fellow).

2. Le non-paiement de la cotisation annuelle entraîne la suspension de la ou du membre titulaire actif (Fellow) si ce retard dépasse de plus de 6 mois la date du renouvellement.

3. Cette ou ce membre, pour des raisons exceptionnelles telles qu’un accident ou une maladie sérieuse, pourrait soumettre une demande de retour comme membre titulaire actif (Fellow) au conseil au cours des deux (2) années suivantes, pourvu que le quota maximal de cinquante (50) membres actifs le permette.

4. Les nouvelles et les nouveaux Fellows ne sont assujettis à la cotisation qu’à partir de la deuxième année au sein de l’Académie.

 

7. AVIS DE CONVOCATON

L’avis de convocation de l’assemblée générale, accompagné de l’ordre du jour, sont expédiés prioritairement par voie électronique ou, si cela n’est pas possible, par voie postale, au moins quatorze (14) jours francs avant la date de la séance.

 

L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire est fait par le même processus et doit indiquer le motif de cette requête ainsi que le lieu, le jour, l’heure de la tenue de cette réunion.

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8. RENONCIATION

Les réunions des assemblées annuelles générales ou extraordinaires peuvent se tenir sans avis de convocation, si toutes ou tous les membres y assistent en personne ou si tous les membres présents signent une renonciation de convocation.

 

9. CONSEIL

a) Composition

L’Académie est régie par un conseil de huit (8) membres, dont une présidente ou un président, une vice-présidente ou un vice-président, une présidente ou un président sortant, une secrétaire-trésorière ou un secrétaire-trésorier et cinq (5) conseillères ou conseillers, dont une ou un membre émérite.

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b) Durée et renouvellement des mandats

La durée des mandats est de deux ans, sauf pour la conseillère ou le conseiller issu des membres émérites dont la durée du mandat est d’un an. L’échéance des mandats est la fin de l’assemblée annuelle de l’Académie.

Pour chaque poste, le nombre de mandats consécutifs est limité à deux.

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c) Vacances

S’il survient une vacance au sein du conseil, les membres du conseil peuvent nommer une ou un nouveau membre et ce, pour la durée du mandat restant.

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d) Destitution

Une ou un membre du conseil peut être destitué par résolution de l’assemblée.

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e) Pouvoirs

Le conseil a pleins pouvoirs et autorité pour toute action concernant le contrôle et la gestion des affaires de l’Académie, non contraire à la loi et aux statuts. Il peut former des comités parmi les membres de l’Académie et, à sa discrétion, investir ces comités des pouvoirs qu’il possède.

​

f) Vote par correspondance

Le conseil peut solliciter les membres par voie électronique ou postale afin d’obtenir leur vote aux propositions qu’il leur soumet.

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g) Réunions du conseil

Le conseil se réunit au moins deux fois par année ou aussi souvent qu’il s’avère nécessaire. Une réunion du conseil peut se tenir en présentiel ou virtuellement

 

h) Avis de convocation aux membres du conseil

L’avis de convocation de réunions du conseil doit être communiqué de vive voix, par voie électronique ou postale au moins trois (3) jours francs avant la date de la réunion.

Les membres du conseil peuvent renoncer à cet avis préalable s’ils sont toutes et tous présents, ou si les membres présents signent une renonciation de convocation.

​

i) Quorum

La présence en personne ou virtuelle de la majorité des membres du conseil est nécessaire pour assurer la validité des délibérations du conseil.

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j) Nominations des membres émérites

La nomination des membres émérites est officialisée par les membres réunis du conseil.

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10. COMITÉ EXÉCUTIF DU CONSEIL :

Les membres du conseil qui exercent les fonctions suivantes forment le comité exécutif du conseil, lequel assure la gestion opérationnelle des affaires de l’Académie.

 

FONCTIONS

 

La présidente ou le président :

a) préside les réunions de l’assemblée et du conseil

b) est membre ex-officio de tous les comités

c) préside les séances solennelles de collation de titres

d) représente l’Académie en toute circonstance

e) fait rapport à l’assemblée des activités de l’Académie

 

La vice-présidente ou le vice-président :

La vice-présidente ou le vice-président remplit les fonctions de la présidente ou du président en son absence ou dans l’impossibilité d’agir.

 

La présidente ou le président sortant :

La présidente ou le président qui termine son mandat devient automatiquement membre du conseil à titre de présidente ou président sortant et remplit les fonctions de membre du conseil jusqu’à l’élection d’une nouvelle présidente ou d'un nouveau président.

 

La secrétaire-trésorière ou le secrétaire-trésorier :

a) rédige les procès-verbaux des assemblées et des séances du conseil

b) se charge de la correspondance

c) avec la présidente ou le président, signe les documents officiels des assemblées et ceux du conseil qui le concerne

d) perçoit les cotisations et autres droits imposés aux membres

e) transmet les avis de convocation

f) s’occupe de la production des rapports financiers annuels, de la garde les livres, registres ou autres documents exigés par la loi

g) dépose les argents dans les établissements de dépôts désignés par le conseil

h) fait rapport en assemblée générale de la situation financière de l’Académie

i) reçoit et donne quittance pour les sommes d’argent dues à l’Académie

j) exerce toute autre fonction que le conseil juge à propos

 

11. COMITÉS

Les comités sont formés de trois membres nommés par le conseil pour un mandat de 3 ans et dont l’une ou l’un assume la présidence. Les comités se rapportent au conseil. Ils soumettent un rapport annuel à la réunion plénière de l’assemblée.

 

Deux comités dits permanents assistent le conseil dans la poursuite des activités de l'Académie, le comité des candidatures et le comité de nomination. Les travaux de ces comités peuvent se faire en présentiel ou virtuellement.

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a) Comité des candidatures

Le comité des candidatures met à exécution le protocole établi pour appeler et recevoir les candidatures au titre de Fellow. Il soumet au conseil de l’Académie la liste des candidates et des candidats qui répondent aux critères en place pour la sélection finale.

 

b) Comité de nomination

Le comité de nomination a pour fonction d’appliquer le protocole établi en vue de l’élection des membres du conseil de l’Académie et des membres des comités permanents dont le mandat vient à échéance en fin d’année ou qui ont démissionné en cours de mandat. Il soumet au conseil la liste des candidates et des candidats qui répondent aux critères établis pour approbation. Le conseil peut pourvoir tout poste laissé vacant, et ce, pour la durée du mandat restant.

 

12. EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier de l’Académie se termine le 31e jour de mars de chaque année.

 

13. MODIFICATION DES STATUTS

Toute addition ou tout changement à apporter aux statuts doivent être portés à la connaissance des membres par avis de proposition transmis quatorze (14) jours francs avant l’assemblée générale.

 

14. RÈGLES ADMINISTRATIVES

Le Conseil peut adopter, abroger, amender ou rétablir ses règles administratives et en informer les membres avant de les mettre en vigueur.

 

15. RÈGLES DE PROCÉDURES

La procédure des assemblées se déroulera selon les dispositions Guide de procédures des assemblées délibérantes publié par le Secrétariat général de l’Université de Montréal.

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